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Partager ses consignes IA : bibliothèque interne
Ranger les prompts qui marchent dans une bibliothèque interne : règles de nommage, relecture avant partage, données interdites et mise à jour.
Mis à jour le
Quand une consigne donne un bon résultat, elle reste souvent dans la messagerie d'une seule personne. Un collègue refait le même essai, obtient une réponse moins bonne, et conclut que l'outil ne sert à rien. Une bibliothèque interne évite cette perte. Elle conserve les consignes qui marchent, avec ce qu'il faut savoir pour les utiliser, et elle les rend corrigeables.
Cette page décrit comment construire cette bibliothèque : ce qu'on y range, comment on la nomme, ce qu'on n'y met jamais, et comment on la met à jour.
Ce qu'on range, et ce qu'on ne range pas
On range une consigne quand elle a été essayée plusieurs fois sur une tâche réelle, avec un résultat relu. Une consigne testée une seule fois reste un brouillon. On range aussi les erreurs connues : une consigne qui échoue sur un cas précis doit l'indiquer.
On ne range jamais de donnée personnelle, ni de nom de client, ni de dossier de salarié, ni de secret commercial. La CNIL rappelle qu'il ne faut pas partager d'informations confidentielles telles que des données personnelles, et qu'il faut éviter autant que possible la saisie de données personnelles dans un outil. Un exemple de bibliothèque doit donc être fictif, ou anonymisé de façon complète.
La fiche d'une consigne
Chaque consigne tient sur une fiche, de la même forme :
| Champ | Contenu attendu |
|---|---|
| Titre | Ce que la consigne fait, en cinq mots |
| Tâche | Le métier et la tâche concernés |
| Consigne | Le texte exact à copier |
| Entrée | Ce qu'il faut fournir, sans donnée personnelle |
| Sortie attendue | À quoi ressemble une bonne réponse |
| Erreurs connues | Les cas où la consigne échoue |
| Responsable | Le nom de la personne qui la tient à jour |
| Date | La date de la dernière vérification |
Le champ « erreurs connues » est le plus utile. Il évite qu'une consigne soit utilisée sans relecture.
Règles de nommage
Un nom clair vaut mieux qu'une liste longue. Une règle simple : un nom par tâche, en trois parties, séparées par un tiret. Par exemple : le métier, la tâche, puis la version. Un nom comme « relance-devis-v2 » se trouve en une seconde. Un nom comme « essai final bis » ne se retrouve pas.
Les versions se distinguent par une date ou un numéro. Une seule version fait foi : l'ancienne est archivée, pas supprimée, pour garder la trace de ce qui a changé.
La relecture avant partage
Une consigne n'entre dans la bibliothèque qu'après une relecture. Le référent vérifie trois choses : la consigne ne contient aucune donnée personnelle, elle ne demande pas à l'outil de prendre une décision, et elle précise la relecture humaine attendue. Le dirigeant valide les consignes qui touchent aux clients, aux prix, aux textes juridiques ou au personnel.
La liste de relecture s'applique aussi aux consignes elles-mêmes : une consigne mal écrite produit des textes mal relus.
Les données interdites, rappelées sur la page
En haut de la bibliothèque, une même phrase est affichée : aucun nom de client, aucune donnée de salarié, aucune information confidentielle. Cette phrase vaut mieux qu'un long règlement que personne ne lit. Elle doit être cohérente avec la règle d'usage de l'équipe. Pour la liste complète des données, voir les usages personnels.
Mettre à jour sans tout refaire
Une bibliothèque vit. Les outils changent, les règles aussi. Le référent fait un passage à intervalle régulier fixé par le dirigeant, et à chaque changement d'outil : il relit les dates, retire les consignes qui ne marchent plus, et ajoute les erreurs nouvelles. Ce passage est inscrit dans son planning, comme le décrit la page sur le référent IA.
Erreurs à éviter
- Mettre des consignes sans responsable : elles deviennent vite fausses.
- Garder plusieurs versions sans indiquer laquelle fait foi.
- Partager une consigne qui contient un nom de client « pour l'exemple ».
- Obliger tout le monde à utiliser une consigne sans la relire.
Liste de vérification
- Chaque consigne a un responsable et une date.
- Aucune donnée personnelle ni confidentielle n'est présente.
- Les erreurs connues sont indiquées.
- Les noms suivent la même règle.
- Une revue est prévue dans le planning du référent.
Ce qui reste au dirigeant
Décider de ce qui entre dans la bibliothèque, valider les consignes sensibles et faire respecter la règle sur les données relèvent de la direction. La bibliothèque ne doit pas servir à mesurer les personnes. Pour savoir si l'équipe s'en sert, voir mesurer l'adhésion.
Questions fréquentes
Où ranger la bibliothèque de consignes de l'équipe ?
Dans un espace que tous les salariés utilisent déjà, avec un accès réglé par le dirigeant. Le lieu compte moins que la règle : une seule version, datée, et un responsable désigné.
Peut-on mettre un exemple réel de client dans la bibliothèque ?
Non. Un exemple doit être fictif ou anonymisé de façon complète, sans donnée personnelle ni information confidentielle, conformément à la règle de la CNIL sur les données.
Qui valide une consigne avant de la partager ?
Le référent vérifie la forme et la sécurité des données ; le dirigeant valide les consignes qui touchent aux clients, aux prix ou aux décisions.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :