Accueillir un nouveau salarié avec les règles IA de l'équipe

L'arrivée d'un nouveau salarié est le moment où une équipe fixe ses habitudes. Si l'outil d'intelligence artificielle (IA) est présenté comme une évidence, le nouvel arrivant l'utilise sans savoir ce qu'il ne doit pas saisir. Si la règle est écrite et expliquée dès le premier jour, elle devient une part du métier. Cette page propose une note d'accueil, un temps de première prise en main, et un rappel sur le recrutement lui-même : l'IA ne doit pas trier les candidats sans cadre.

La note d'accueil

Une note d'une page, remise le premier jour, suffit. Elle dit quatre choses : les outils que l'entreprise autorise, les données qu'on ne saisit jamais dans un outil, les tâches où l'outil aide, et la personne à qui poser une question. Elle est signée par le dirigeant ou le référent.

Pour les données, la règle est celle de la CNIL : ne pas partager d'informations confidentielles, et éviter autant que possible de saisir des données personnelles. La note doit donc lister les données concrètes, avec des exemples : un nom de client, un dossier, une coordonnée. Voir la page sur les usages personnels pour la liste complète.

La transparence sur l'IA

La CNIL indique que les organismes doivent être transparents sur leur recours aux systèmes d'IA, et que les contenus produits par IA doivent être signalés lorsqu'ils sont publiés. Pour un nouveau salarié, la transparence consiste à savoir dès l'arrivée quels textes sont produits avec l'outil, qui les relit, et qui décide. Cette information évite les malentendus avec les clients comme avec les collègues.

Le premier jour : une prise en main encadrée

Le premier jour, le nouvel arrivant ne fait pas une démonstration générale. Il suit un atelier court sur une tâche de son poste, avec des textes fictifs, comme décrit dans la page sur le premier atelier. Il lit la note d'accueil, pose ses questions au référent, et sait ce qu'il doit relire avant d'envoyer un texte.

Cette première journée ne doit pas servir à évaluer la personne sur sa maîtrise de l'outil. L'erreur n'est pas une faute : c'est le sujet de la relecture.

Le recrutement : ne pas laisser l'outil trier

Un outil d'IA peut être tenté de classer des candidatures, d'en écarter certaines, ou de noter des entretiens. Cette pratique doit être évitée sans cadre. Service-Public indique que les informations demandées à un candidat doivent uniquement permettre d'évaluer ses compétences, et qu'il existe 25 critères de discrimination prohibés par la loi, parmi lesquels l'origine, le sexe, l'âge, le handicap et la religion.

Concrètement, le tri par un outil peut reproduire des biais et écarter un candidat sur un critère prohibé, sans que personne ne s'en rende compte. La CNIL rappelle elle-même que les réponses de ces systèmes peuvent être inexactes tout en paraissant plausibles. Une décision d'embauche reste donc humaine, et doit être justifiée par les compétences. Si un outil sert à rédiger une annonce, la page doit être relue pour écarter les critères prohibés. Cette page ne décrit pas de procédure de tri automatisé, car il n'existe pas de cadre lu dans la rédaction qui l'autorise.

Ce que l'annonce et l'entretien ne doivent pas faire

• Demander au candidat des informations qui ne servent pas à évaluer ses compétences.
• Poser des questions sur la vie privée, la grossesse ou la santé sans justification.
• Laisser un outil écrire une appréciation sur un candidat sans relecture.
• Garder des données de candidats sans durée fixée, ni information.

Pour la relecture de ces textes, la règle de la page de relecture s'applique avec plus de rigueur encore.

Liste de vérification

• La note d'accueil est remise le premier jour, signée.
• Les données interdites à l'outil sont listées avec des exemples.
• Le nouvel arrivant a suivi une prise en main sur une tâche réelle sans donnée personnelle.
• Aucun tri automatique de candidats n'est mis en place sans cadre.
• Les textes de recrutement sont relus contre les critères prohibés.

Ce qui reste au dirigeant

Décider de la note d'accueil, du temps de prise en main et de la place de l'IA dans le recrutement relève de la direction. Le recrutement est une décision de l'entreprise, qui en répond. Pour la suite du parcours, voir le référent IA.